ฝ่ายขายดึงระบบ Sales Pipeline ที่รอทีม IT มา 3 เดือน
กลับไปทำเอง เสร็จใน 1 สัปดาห์

ทีมขายของบริษัทจำหน่ายเครื่องจักรอุตสาหกรรมและโซลูชันโรงงานแห่งหนึ่ง มีเซลส์ 12 คน ดูแลดีลตั้งแต่หลักแสนถึงหลักสิบล้านบาท เดิมทีทุกคนเก็บดีลไว้ในไฟล์ Excel ของตัวเอง อัปเดตสถานะผ่านไลน์กลุ่ม แล้วเอามารวมกันตอนประชุมยอดขายทุกวันศุกร์

ปัญหาคือ ดีลหลุดเพราะไม่มีใครติดตามต่อ ผู้จัดการพยากรณ์ยอดขายรายเดือนไม่ได้เลยเพราะแต่ละคนกรอกไฟล์คนละแบบ หัวหน้าทีมเคยเสนอเรื่องนี้กับ IT ตั้งแต่ต้นปี ได้คำตอบว่าคิวงานเต็ม ต้องรอ 3 เดือนถึงจะเริ่มออกแบบระบบได้

ทำไมต้องมี Pipeline ที่ชัดเจน

ก่อนอื่นทีมต้องตกลงกันก่อนว่า ดีลหนึ่งดีลจะเดินผ่านสเตจอะไรบ้าง และแต่ละสเตจ “จบเงื่อนไข” ตรงไหนถึงจะขยับต่อได้ ไม่งั้นต่อให้มีระบบก็ยังกรอกมั่วเหมือนเดิม

1. 01

   Prospect

   มีชื่อบริษัทเป้าหมายและผู้ติดต่อ ยังไม่ได้คุยความต้องการจริงจัง — เงื่อนไขออก: นัดคุยหรือส่งข้อมูลเบื้องต้นได้แล้ว

2. 02

   Qualified

   ยืนยันงบประมาณ อำนาจตัดสินใจ และไทม์ไลน์ของลูกค้าแล้ว — เงื่อนไขออก: ลูกค้าขอใบเสนอราคา

3. 03

   Proposal

   ส่งใบเสนอราคาและสเปคเรียบร้อย รอฟีดแบ็ก — เงื่อนไขออก: ลูกค้าตอบกลับเรื่องราคา/เงื่อนไข

4. 04

   Negotiation

   อยู่ระหว่างต่อรองราคา ส่วนลด หรือเงื่อนไขการส่งมอบ — เงื่อนไขออก: ตกลงราคาสุดท้ายหรือลูกค้าปฏิเสธ

5. 05

   Won / Lost

   ปิดดีลสำเร็จพร้อม PO หรือปิดแพ้พร้อมเหตุผล เพื่อใช้วิเคราะห์ย้อนหลัง

ไทม์ไลน์ 1 สัปดาห์ที่ทำจริง

พร้อมท์จริงที่ใช้สร้างระบบ

หัวใจสำคัญคือใส่รายละเอียดสเตจและกติกาที่ทีมตกลงกันแล้วลงไปในพร้อมท์เลย ไม่ใช่แค่บอกว่า “ทำระบบ CRM”

สร้างระบบจัดการ Sales Pipeline สำหรับทีมขายเครื่องจักรอุตสาหกรรม B2B มีสมาชิกทีม 12 คน

ข้อมูลที่ต้องเก็บต่อหนึ่งดีล:
- ชื่อบริษัทลูกค้า, ผู้ติดต่อหลัก, เบอร์/อีเมล
- สินค้า/โซลูชันที่เสนอ, มูลค่าดีล (บาท)
- สเตจ: Prospect, Qualified, Proposal, Negotiation, Won, Lost
- ผู้ดูแลดีล (เซลส์คนที่รับผิดชอบ)
- วันที่คาดว่าจะปิดดีล
- ความน่าจะเป็นในการปิด (%) ผูกกับสเตจเป็นค่าเริ่มต้น: Prospect 10%, Qualified 30%, Proposal 50%, Negotiation 75%, Won 100%, Lost 0%
- บันทึกเหตุผลเมื่อปิดแพ้ (Lost reason)

หน้าที่ต้องมี:
1. หน้า Kanban board แบ่งตามสเตจ ลากดีลข้ามคอลัมน์ด้วยเมาส์ได้ อัปเดตวันที่แก้ไขล่าสุดอัตโนมัติ
2. หน้ารายการดีลแบบตาราง กรองตามผู้ดูแล/สเตจ/ช่วงมูลค่า เรียงตามวันที่คาดปิดได้
3. หน้ารายละเอียดดีล บันทึกไทม์ไลน์กิจกรรม (โทร/นัดพบ/ส่งใบเสนอราคา) เป็น log พร้อมวันที่และผู้บันทึก
4. ระบบล็อกอิน แต่ละคนเห็นดีลของตัวเองเป็นหลัก หัวหน้าทีมเห็นดีลของทุกคน

ใช้ภาษาไทยทั้งระบบ ออกแบบให้กรอกข้อมูลได้เร็วบนมือถือระหว่างออกพบลูกค้า

เพิ่มหน้า Dashboard พยากรณ์ยอดขาย (Forecast) สำหรับหัวหน้าทีมขาย

คำนวณยอดพยากรณ์แบบถ่วงน้ำหนัก (Weighted Forecast) ด้วยสูตร:
มูลค่าดีล x ความน่าจะเป็นของสเตจ = มูลค่าถ่วงน้ำหนัก
แล้วรวมมูลค่าถ่วงน้ำหนักของทุกดีลที่ยังไม่ปิด (ไม่นับ Won/Lost) เป็นยอดพยากรณ์รวมของเดือนนั้น

แสดงผล:
1. การ์ดสรุปยอดพยากรณ์เดือนนี้ เทียบกับเป้าที่ตั้งไว้ (กรอกเป้าได้เอง)
2. กราฟแท่งแสดงมูลค่าดีลถ่วงน้ำหนักแยกตามสเตจ
3. ตารางแยกตามเซลส์แต่ละคน แสดงจำนวนดีล มูลค่ารวม และยอดถ่วงน้ำหนัก เรียงจากมากไปน้อย
4. ไฮไลต์ดีลที่ "วันที่คาดปิด" เลยกำหนดมาแล้วแต่ยังไม่ปิดสถานะ ด้วยสีแดง

ให้หัวหน้าทีมเลือกดูย้อนหลังเป็นรายเดือนได้

เพิ่มระบบขออนุมัติส่วนลดในหน้ารายละเอียดดีล

เงื่อนไข:
- ถ้าเซลส์กรอกส่วนลดไม่เกิน 10% ของราคาสินค้า ให้บันทึกได้ทันทีโดยไม่ต้องขออนุมัติ
- ถ้าเกิน 10% ระบบต้องเปลี่ยนสถานะดีลเป็น "รออนุมัติส่วนลด" และส่งการแจ้งเตือนไปหาหัวหน้าทีมขาย
- หัวหน้าทีมเห็นรายการคำขออนุมัติทั้งหมดในหน้าเดียว กดอนุมัติหรือปฏิเสธพร้อมใส่หมายเหตุได้
- เมื่ออนุมัติแล้วดีลถึงจะกลับไปแก้ไขสเตจต่อได้ตามปกติ
- เก็บประวัติการขออนุมัติทั้งหมดไว้ดูย้อนหลัง (ใครขอ ขอกี่ % หัวหน้าคนไหนอนุมัติ เมื่อไหร่)

ทำงานร่วมกับ IT อย่างไรไม่ให้มีปัญหาทีหลัง

แม้จะสร้างระบบเองได้เร็ว แต่ทีมขายก็ไม่ได้ข้าม IT ไปเลย วันพฤหัสบดีของสัปดาห์นั้นคือวันที่เชิญ IT เข้ามาร่วมรีวิวจริงจัง เพราะข้อมูลลูกค้าและมูลค่าดีลเป็นข้อมูลอ่อนไหวขององค์กร

• →Security review: IT ตรวจสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ว่าเซลส์แต่ละคนเห็นเฉพาะดีลของตัวเอง หัวหน้าทีมเห็นภาพรวม และห้ามมีช่องทางดาวน์โหลดข้อมูลลูกค้าทั้งหมดออกไปได้ง่าย ๆ
• →SSO: เชื่อมระบบล็อกอินเข้ากับบัญชีองค์กรที่มีอยู่แล้ว แทนการสร้างรหัสผ่านใหม่แยกต่างหาก ลดความเสี่ยงบัญชีหลุด
• →ข้อมูลอยู่ที่ไหน: ยืนยันว่าฐานข้อมูลอยู่บน Lovable Cloud ซึ่งมีการเข้ารหัสข้อมูลและสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ตรงตามนโยบายการเก็บข้อมูลลูกค้าของบริษัท
• →แผนระยะยาว: ตกลงกันว่าถ้าระบบนี้ใช้งานได้ดีเกิน 3 เดือน IT จะช่วยเชื่อมต่อกับระบบ ERP ที่มีอยู่ เพื่อดึงข้อมูลสต๊อกสินค้ามาแสดงในหน้าดีลด้วย

ผลลัพธ์หลังใช้งาน 2 เดือน

หลังจากทีมขายทั้ง 12 คนเลิกใช้ Excel และไลน์กลุ่มโดยสมบูรณ์ ผลลัพธ์ที่วัดได้ชัดเจนคือ

• →ดีลที่หลุดเพราะไม่มีใครติดตามต่อ ลดลงจากเดือนละประมาณ 8-10 ดีล เหลือ 2-3 ดีล
• →ความคลาดเคลื่อนของยอดพยากรณ์เทียบกับยอดปิดจริง จากเดิมเฉลี่ย 35% เหลือประมาณ 12%
• →เวลาที่ใช้เตรียมข้อมูลก่อนประชุมยอดขายวันศุกร์ จากเดิม 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เหลือแค่เปิดหน้า Dashboard ดูตรง ๆ
• →รอบเวลาเฉลี่ยจาก Proposal ถึง Won สั้นลงประมาณ 6 วัน เพราะทุกดีลมีวันที่คาดปิดกำกับชัดเจน ไม่มีใครลืมติดตาม
• →คำขออนุมัติส่วนลดถูกบันทึกครบ 100% ต่างจากเดิมที่ผู้จัดการมักรู้เรื่องส่วนลดหลังปิดดีลไปแล้ว

อยากเริ่มทำระบบของทีมคุณเอง คุยกับทีม Mekha Innovation ได้เลย ติดต่อเรา